Feltöltés
Az MTMT adatbázisba a tudományos művek adatainak feltöltéséért, naprakész nyilvántartásáért, és az adatok hitelességéért a művek szerzője a felelős, abban az esetben is, ha nem személyesen végzi az adatfeltöltést.
Ahhoz, hogy az MTMT-ben rögzített közlemények a bírálók, a társszerzők és a nagyközönség számára is teljesek és jóváhagyhatók legyenek, fontos betartani az alábbi sorrendet:
- Az adatfeltöltés teljes megkezdése előtt, ill. legalább néhány napnyi kihagyást követő folytatásakor a társszerzők által esetlegesen már felvitt közlemények magamhoz rendelése a saját ún. egységesített névalak hozzáadásával.
- A gyors és nagy mennyiségű adatátvétel, valamint a bírálatokban nélkülözhetetlen adatbázis azonosítók összegyűjtése érdekében importálás adatbázisokból.
- Kézi adatfelvitel. Ekkor különösen figyeljen a megfelelő jelleg, típus, besorolás beállítására.
Adatok pontos megadása
Az adatok – például oldalszám, adatbázis azonosítók – pontos megadásának a közlemények bírálatában és a társszerzők által már bevitt közlemények felismerésében kiemelt jelentősége van.
Duplumkerülés
A duplumok létrehozását két módon lehet kivédeni:
- A feltöltés előtt a "Társszerzők által felvitt lehetséges közleményeim" keresés lefuttatása.
- Kézi feltöltés helyett lehetőség szerint átvétel adatbázisokból, mert ilyenkor az automatikus duplumellenőrzés megvizsgálja a a duplumszűrésben részt vevő adatmezőket, és azonnal kiderül, ha valami már benne van a rendszerben.
A közlemények osztályzása
A bírálatokban szerepe van a közlemények jellegének, típusának és besorolásának. A megfelelő beállításhoz segítséget a Jelleg, típus, besorolás v4.3 (2018.09.18.) útmutatóban talál.
Közlemény intézményhez kapcsolása
Közleményenként meg kell határozni, mely intézményhez tartozik a publikáció.
Jóváhagyás
A közlemények MTMT-be való feltöltése és elmentése önmagában nem felel meg a követelményeknek, ellenőrizhetővé és elbírálhatóvá csak akkor válnak, ha jóváhagyásuk is megtörtént. A jóváhagyást a szerző, vagy felhatalmazásával adatkezelő vagy MTMT-adminisztrátor végezheti.
A jóváhagyás időigényes feladat, mert csak akkor sikeres, ha a kötelező adatok ki vannak töltve és a közleményt korábban már nem vitte fel valaki más, vagyis nem duplum.
Táblázatválasztás
A szerzői adatlapon a "Adataim szerkesztése" opciót választva megnyílik a személyes adatlap. Ezen a "Szakterületi összesítés" lehetőségnél beállítható, melyik MTA Osztály szabályai szerint számolja, csoportosítsa a feltöltött közleményeket az MTMT.
Táblázatok ellenőrzése
A szerző a bírálati szempontok érvényesülését az MTMT által automatikusan generált, a feltöltött és jóváhagyott publikációk alapján számoló statisztikákban és listákban ellenőrizheti. Az általános statisztika a "Statisztikák" menüpont alatt, az összefoglaló és akadémiai táblázatok a "Riportok és sablonok / Sablonok" alatt érhetők el.